Poslovne knjige su jednoobrazne evidencije u koje njihov imalac beleži podatke o svom ekonomskom stanju, poslovanju i njihovim promenama, uključujući imovinu, obaveze, kapital, prihode i rashode.
- Računovodstvene isprave su pisane isprave (u papirnom ili elektronskom obliku) o nastaloj promeni u poslovanju koje služe kao osnov za knjiženje podataka na računima u poslovnim knjigama.
- Ratio legis: Obaveza vođenja knjiga služi privrednom subjektu za donošenje poslovnih odluka i poređenje rezultata, ali je ključna i za državne organe radi vršenja nadzora nad zakonitošću poslovanja (npr. inspekcijski i poreski nadzor).
Pravna priroda i osnovne karakteristike
- Apsolutna obaveznost: Vođenje poslovnih knjiga je zakonska obaveza za sve pravne subjekte koji posluju radi sticanja dobiti (privredna društva, preduzetnici, finansijski i berzanski subjekti), a nepoštovanje ove obaveze predstavlja privredni prestup. Nedobitna pravna lica ih takođe vode ukoliko se delimično finansiraju sa tržišta.
- Sistem dvojnog knjigovodstva: Primenjuje se na dnevnik i glavnu knjigu, a podrazumeva da se svaka poslovna promena knjiži istovremeno dva puta u istom iznosu – na levoj strani (pasiva, duguje) i na desnoj strani (aktiva, potražuje).
- Dokazna snaga u postupku: Poslovne knjige imaju status privatnih isprava u sudskim postupcima, što znači da njihova dokazna snaga podleže slobodnoj oceni suda, za razliku od javnih isprava koje stvaraju oborivu pretpostavku istinitosti.
- Verodostojna isprava: Izvod iz poslovnih knjiga poverioca (kao i sama računovodstvena isprava) predstavlja verodostojnu ispravu podobnu da se na osnovu nje u izvršnom postupku donese rešenje o izvršenju, ili da se u parničnom postupku izda platni nalog. Da bi bila verodostojna, računovodstvena isprava mora biti potpuna, računski tačna i sadržati potpis odgovornog lica.
Pravila vođenja i vrste knjiga
- Vrste poslovnih knjiga: Dele se na dnevnik (hronološko unošenje promena), glavnu knjigu (sistematsko iskazivanje promena po računima) i pomoćne knjige (analitičke evidencije za pojedine elemente, npr. knjiga blagajne ili osnovnih sredstava).
- Kontni okvir: Knjiženje se vrši na propisanoj šemi računa po brojevima koju donosi ministar finansija (za finansijske subjekte NBS, a za berzanske Komisija za hartije od vrednosti), kako bi se omogućila ujednačenost i olakšao državni nadzor.
- Otvaranje knjiga: Poslovne knjige se otvaraju na početku svake poslovne godine (koja obično prati kalendarsku) na osnovu zaključnog bilansa iz prethodne godine. Novoformirana privredna društva knjige otvaraju na osnovu bilansa osnivanja, koji se sastavlja na dan registracije na osnovu popisa imovine i obaveza.
- Popis (inventarisanje): Društvo je dužno da na početku poslovanja i na kraju svake poslovne godine izvrši redovni popis i uskladi stanje u knjigama sa stvarnim stanjem na terenu.
Upravljanje i nadležnost za vođenje
- Lica ovlašćena za vođenje: Privredno društvo može poslovne knjige voditi lično ili to poveriti registrovanom pružaocu računovodstvenih usluga. Ovaj pružalac mora biti stručno, neosuđivano lice sa radnom dozvolom izdatom od strane Komore ovlašćenih revizora i upisano u registar APR-a. Finansijski i berzanski subjekti knjige moraju voditi isključivo lično.
- Rokovi knjiženja: Lica koja primaju ili sastavljaju računovodstvene isprave dužna su da ih dostave na knjiženje u roku od pet radnih dana, a lice zaduženo za vođenje knjiga ih mora proknjižiti u roku od narednih pet radnih dana od prijema.
Zatvaranje i arhiviranje
- Vanredno zatvaranje i popis: Pored redovnog zatvaranja na kraju poslovne godine, poslovne knjige se zatvaraju i sprovodi se vanredni popis kada tokom godine nastupe specifični događaji poput statusnih promena ili otvaranja i zaključenja stečaja i likvidacije. Posle zatvaranja, nova knjiženja poslovnih promena nisu dozvoljena.
- Obaveza čuvanja (Arhiviranje): Društvo ili lice kojem je povereno vođenje knjiga obavezno je da vrši čuvanje dokumentacije po strogo propisanim rokovima:
- Trajno: Isplatne liste i evidencije zarada zaposlenih.
- 20 godina: Finansijski izveštaji i izveštaji o reviziji.
- 10 godina: Godišnji izveštaj o poslovanju, dnevnik i glavna knjiga.
- 5 godina: Pomoćne knjige i izvorne računovodstvene isprave na osnovu kojih se unose podaci. Rokovi se po pravilu računaju od poslednjeg dana godine na koju se odnose.
